De rol van de IT-afdeling bij CRM-implementaties

In veel organisaties heeft de IT-afdeling niet meteen een goede reputatie. Met hun gedoe over privacy, beveiliging en hun uitgebroede IT-woorden zouden ze een rem zetten op innovatie en goede ideeën. Onthoud toch maar vooral dat die IT’ers er met een reden zijn. Het zijn de bewakers van de digitale poorten naar je onderneming, waardoor ze een niet te miskennen rol spelen in je organisatie. Bij het implementeren van een CRM-systeem volstaat het dan ook niet om hen een rol in de marge toe te kennen. We leggen het een en ander uit.

Beveiligen van CRM-data

In een CRM-systeem bevinden zich veel persoonsgegevens. Zoals je wel weet, moet je daar volgens de AVG heel omzichtig mee omspringen. Het kan je zelfs hoge boetes en schadeclaims opleveren als je dat niet doet. De IT-afdeling speelt een belangrijke rol bij het bepalen wie al dan niet toegang krijgt tot de data. Het gaat daarbij niet alleen om het extern afschermen van gegevens, maar ook om het intern opwerpen van controle- en beveiligingsmechanismen. Zo kan het niet de bedoeling zijn dat iedere medewerker in een patiëntendossier kan neuzen. Zonder goede IT’ers loop je vroeg of laat tegen problemen aan.

Toegang tot gegevens

Die beveiliging heeft daarnaast ook betrekking tot het online houden van de systemen. Aanvallers willen niet altijd per se toegang tot je data. Soms is het voldoende om je eventjes te koeioneren. Zo vinden ze zichzelf opnieuw leuk. Ook tegen zo’n hansworsten helpt de IT-afdeling je elke dag opnieuw te beschermen.

Daarnaast legt de IT-afdeling de interne connectielijnen. Ze zorgen ervoor dat iedere afdeling de juiste data te zien krijgt, zelfs wanneer werknemers vanuit huis werken. De IT-afdeling speelt met andere woorden een centrale rol in hoe data van de ene afdeling naar de andere wordt getransporteerd en zorgt ervoor dat het systeem blijft draaien. De IT-afdeling voorziet de integraties en de koppelingen. Soms zorgen ze zelfs voor de volledige ontwikkeling van het CRM-systeem. Hun rol valt dan ook niet te onderschatten.

Betrokkenheid van IT-experts

Het grote probleem bij veel ondernemingen is dat de IT-afdeling onvoldoende wordt betrokken bij de totstandkoming van CRM-systemen. Het management neemt de beslissingen en zij schrijven de code. Natuurlijk zijn het geen marketeers of verkopers, maar het is belangrijk dat er voldoende inzicht is in de doelstellingen en noden ten aanzien van een CRM-systeem. Zij moeten uiteindelijk zorgen voor een systeem dat maximaal aansluit bij de noden van iedere afdeling. Die kan je in kaart brengen en ze uittikken op een A4’tje, maar dat verloopt zelden helemaal goed. Zorg er daarom voor dat er minstens één IT-verantwoordelijke op de vergaderingen aanwezig kan zijn. Dat geldt overigens ook voor alle andere afdelingen die betrokken zijn: een goede vertegenwoordiger moet kunnen deelnemen aan het totstandkomingsproces en op zijn minst zijn mening laten horen. Enkel zo ben je zeker dat het CRM-systeem draait zoals het moet draaien.

Reken op de kracht van CRM-leveranciers

Heb je geen uitgebreide IT-afdeling in huis? Maak je dan geen zorgen. Met CRM-software in de cloud reken je ook gewoon op een maximale uptime en een optimale beveiliging. Hierdoor blijf je steeds online en steeds veilig, zonder dat het je veel moeite kost of zonder dat je voor onaangename verrassingen komt te staan. Vergelijk CRM-leveranciers en vind een CRM-systeem dat bij je organisatie past.