In 4 stappen Outlook als CRM-systeem gebruiken

Wanneer je niet meteen geld wil uitgeven aan een uitgebreid CRM-systeem, maar liever netjes de contactpersonen, mails, afspraken, taken en agenda’s wilt centraliseren, kan je Outlook als CRM-systeem inrichten. De mogelijkheden zijn natuurlijk beperkt en het vergt wel wat meer werk, maar je hoeft er anderzijds ook zeker geen IT-expert voor te zijn. Hieronder vind je het stappenplan terug om Outlook als CRM-systeem in te richten.

# 1. Maak een centraal mailadres aan

Bij een CRM-systeem ga je alles centraliseren en daarvoor heb je dan ook een centraal mailadres nodig. Maak een mailadres aan, bijvoorbeeld crm@cloudhints.be. Dat kan ook gewoon een mailadres zijn bij je provider, zoals crm-cloudhints@outlook.com.

# 2. Machtigingen verlenen

Nu kan je de nieuwe mailbox delen met iedereen die toegang moet hebben tot de centrale gegevens. Dit doe je door met de rechtermuisknop op het postvak te klikken, “eigenschappen” te selecteren en vervolgens via de tab “Machtigingen” alle postvaknamen van personen die toegang moeten hebben toe te voegen. Via het selectievenster “Machtigingsniveau” stel je hen nu in als eigenaar. Hierna doe je hetzelfde voor alle onderliggende mappen in het postvak, zoals “Postvak In” en “Archief”.

# 3. Gedeelde mailbox zichtbaar maken

Alle gemachtigden hebben nu toegang tot de mailbox, maar het is natuurlijk het handigste als ze de mappen uit de gedeelde mailbox ook in de eigen mailbox kunnen zien. Het is perfect mogelijk om de mappen van postvakken waartoe je rechten hebt in je persoonlijk account weer te geven. Daarvoor klik je in het menu op “Gegevensbestandsbeheer”, klik je op “Outlook 2010” en vervolgens op “Bestand” en “Accountinstellingen”. In het tabblad “e-mail” vind je vervolgens de knop “Wijzigen” terug. Hier kan je op “Meer instellingen klikken”. Klik daaropvolgend op “Geavanceerd” en dan op “Toevoegen”. Nu kan je de naam van het centraal account ingeven en de bestandstructuur toevoegen.

# 4. Gegevens centraliseren

Nu is er een centrale mailbox en daar heeft iedereen die je selecteerde nu toegang toe. Vervolgens is het de opdracht om eveneens de gegevens te centraliseren. Dat doe je door in de eerste plaats alle contactpersonen in de centrale mailbox te importeren. Dat kan je handmatig doen, maar je kan ook contacten importeren via bijvoorbeeld een Excelbestand. Hiervoor heeft Outlook een eigen functie die je vindt onder “Bestand” en vervolgens “Importeren”.

Nu kan je zelf ook taken in de gedeelde agenda en takenlijst toevoegen en kan je alles verder naar je hand zitten, bijvoorbeeld door de beeldweergave te optimaliseren in functie van het aantal weer te geven items. Het is over het algemeen wel aangeraden om extra categorieën toe te voegen om alles eenvoudig terug te vinden.

Outlook als CRM-systeem is geen ideale oplossing

Hoewel het mogelijk is om Outlook als CRM-systeem te gebruiken, merk je dat het wel wat moeite kost en dat de mogelijkheden bovendien heel beperkt zijn. Zo is alles nog steeds handmatig te raadplegen en houdt het bijvoorbeeld geen notities bij van telefoongesprekken of postcorrespondentie, tenzij als daarvoor weer een item wordt aangemaakt. Daarom raden wij het gebruik van Outlook als CRM-systeem af. Bekijk de verschillende CRM-systemen die wij vergeleken hebben en vind vandaag nog een betere oplossing.