Contact Management Software en CRM: verschillen en gelijkenissen

We merken dat sommige mensen een CMS-systeem verwarren met een CRM-systeem en omgekeerd. We begrijpen dat dit voor de nodige verwarring kan zorgen, zeker wanneer je als ondernemer nog maar net de wereld van klantrelatiebeheer betreedt. Dat sommige aanbieders deze termen als synoniem gebruiken en dat veel CMS-tools ook in CRM-software geïntegreerd zijn, helpt natuurlijk niet. Toch zit er wel degelijk een verschil tussen deze twee systemen. We zoomen in op de verschillen, benoemen de gelijkenissen en hebben het over hoe CMS- en CRM-systemen elkaar kunnen aanvullen.

Wat is Contact Management Software (CMS)?

Contact Management Software is, zoals de naam het al enigszins doet vermoeden, primair bedoeld om contacten te beheren. Dit omvat het bijhouden van informatie over klanten, leveranciers en individuen. In de kern kan je met een CMS-systeem gegevens van contacten, zoals adressen, telefoonnummers, e-mailadressen en andere basisinformatie, opslaan en organiseren. Dit systeem houdt ook communicatielogs bij, zoals gevoerde gesprekken of verstuurde e-mails. Het kan worden gebruikt om het overzicht te houden op interacties met een contact. Veel van deze tools zijn ook gewoon in moderne CRM-systemen ingebed, wat voor verwarring kan zorgen. Toch is een CRM-systeem over het algemeen (veel) uitgebreider dan een CMS-systeem.

CRM (Customer Relationship Management): meer dan alleen contactbeheer

CRM gaat een stap verder dan enkel contactbeheer. Waar een CMS zich focust op het opslaan en organiseren van contactinformatie, is een CRM-systeem ontworpen om de volledige klantrelatie te beheren. Dit omvat dus niet alleen het beheren van basisinformatie, maar gaat veel verder dan enkel dat. Een CRM-systeem helpt bij het beheren van de volledige verkoopcyclus, van het eerste contactmoment met een potentiële klant tot het sluiten van een deal en zelfs de aftersales.

CRM-systemen bieden functionaliteiten voor het plannen van vervolgacties, evenementen en vergaderingen, het begeleiden van prospects door de verkoopfunnel, het opstellen van e-maillijsten en het categoriseren van prospects en klanten. Het is dus niet enkel een digitaal adresboek, maar een uitgebreide tool om klantrelaties en verkoopprocessen te optimaliseren.

De synergie tussen CMS en CRM

Hoewel CMS en CRM op zichzelf kunnen staan, kunnen ze ook harmonieus samenwerken. Een CMS-systeem kan worden gezien als de basis waarop een CRM-systeem verder bouwt. Als je net start met het digitaliseren van je klantgegevens, kan een CMS een goede eerste stap zijn. Naarmate je bedrijf groeit en je behoefte hebt aan uitgebreidere functionaliteiten om de klantrelatie te beheren en verkoopprocessen te stroomlijnen, kan een CRM-systeem worden geïntroduceerd. Vaak kun je jouw CMS-systeem dan koppelen aan het CRM-systeem. Zo hoef je de gegevens niet manueel in het nieuwe systeem in te geven en kun je voor minstens een deel blijven werken in de vertrouwde omgeving.

Het is belangrijk om te begrijpen dat het kiezen tussen een CMS- en een CRM-systeem niet gaat over wat beter is, maar eerder welk systeem het beste past bij de huidige en toekomstige behoeften van de onderneming. Beide systemen hebben hun eigen sterke punten en kunnen, indien juist ingezet, leiden tot een efficiënte bedrijfsvoering en betere klantrelaties.