CRM-systemen zitten vaak vol dubbele records

Uit een analyse die is uitgevoerd door het Arnhemse bedrijf Plauti blijkt dat ongeveer 45% van alle nieuwe records die aan een CRM-systeem worden toegevoegd, dubbele records zijn. Voor dit onderzoek verzamelde het bedrijf in 2021 duplicatiegegevens van eigen klanten. Zowel gegevens die handmatig werden ingevoerd als nieuwe records die door middel van een bulkupload en een API-koppeling in het systeem kwamen, werden geanalyseerd.

Enorm veel dubbelingen door API-koppelingen

Bij het analyseren van deze gegevens ontdekten de onderzoekers maar liefst 600 miljoen duplicaten. Dat kan heel wat vervelende gevolgen hebben. Het ziet er niet alleen slordig uit, maar het kan er ook voor zorgen dat het niet duidelijk is welke contactinformatie de juiste is. Ook kunnen bepaalde items op de verkeerde plaats terechtkomen. Dat zorgt ervoor dat er ongelofelijk veel tijd verloren gaat, omdat medewerkers enige tijd nodig hebben om te beseffen dat het om een duplicaat gaat. Deze verminderde productiviteit, zelfs al gaat het telkens maar om een of twee minuten, kan bedrijven enorm veel kosten.

Volgens de onderzoekers ontstaan de meeste problemen bij de API-koppelingen tussen het CRM-systeem en andere software. Het gaat dan bijvoorbeeld om de koppeling tussen het CRM-systeem en de marketingsoftware. Dergelijke koppelingen worden gelegd door middel van de API-technologie en zorgen ervoor dat informatie automatisch van het ene systeem naar het andere systeem wordt overgebracht. Maar liefst 80% van alle nieuwe records die via zo’n API binnenkwamen bleek dubbel te zijn.

Slimme technologie om dubbelingen te voorkomen

Het voorkomen van dergelijke duplicaten is in de praktijk erg moeilijk. Er zijn nu eenmaal steeds meer informatiestromen. Het nut van dergelijke API-koppelingen kan niet worden onderschat, dus ontkoppelen is geen oplossing. Hierdoor is het vooral belangrijk om duplicaten sneller te herkennen. Er bestaan speciale tools met een achterliggend algoritme dat in staat is om dubbelingen te herkennen en op een gepaste wijze met andere records te combineren. Het is niet altijd feilloos, bijvoorbeeld als er kleine verschillen zijn in de schrijfwijze, maar het verhoogt de efficiëntie wel enorm.

Onder andere bij de CRM-software van AFAS heeft men het een en ander gedaan om dubbelingen te voorkomen. Daarvoor heeft men verschillende controles toegevoegd aan de software. Als je bijvoorbeeld een nieuwe klant of een nieuwe organisatie aanmaakt, wordt automatisch gecontroleerd of deze gegevens reeds elders voorkomen. Wanneer dat zo is, wordt er een melding getoond. Hierdoor kan de gebruiker actie ondernemen. In het onderstaande filmpje zie je hoe het werkt:

AFAS Software brengt verschillende administratieve bedrijfsprocessen samen in een enkel softwarepakket. Met dit complete systeem wordt voorkomen dat gebruikers tijd verliezen aan dubbels, kunnen ze efficiënter werken en kunnen ze focussen op hun zorgtaken. Lees hier meer over de CRM-software van AFAS Software.

Kwaliteit van de gegevens is heel belangrijk

Net als bij het samenvoegen van databases speelt de kwaliteit van de ingevoerde gegevens een belangrijke rol. Anders zijn dergelijke slimme oplossingen niet altijd in staat om dubbels op te merken, laat staan om actief in te grijpen. Bij het manueel invoeren van gegevens is het altijd heel belangrijk om nauwgezet te werk te gaan.